Een aantal jaren geleden kwam ik voor het eerst in aanraking met het boek ‘Hoog Sensitieve Personen, Hoe blijf je overeind als de wereld je overweldigt’ van Elaine Aron. Eén van de meest intrigerende hoofdstukken vond ik dat over tips voor werkgevers van hoog sensitieve mensen, waarin kort een aantal kenmerken van HSP gedrag op de werkvloer werd beschreven. Erg herkenbaar voor mezelf, maar waarschijnlijk abacadabra voor de gemiddelde leidinggevende.

Aron beschreef er dat je als HSP van nature zeer plichtsgetrouw, loyaal en een eerlijke, harde werker bent. Maar doordat we minder vaak gezelschap zoeken tijdens pauzes of na werktijd om ervaringen te kunnen verwerken, zijn wijzelf en ons werk vaak minder zichtbaar in de organisatie. Daardoor vallen onze prestaties soms totaal niet op of worden gewoon voor lief genomen. En aan het eind van het liedje pies je fijn naast de pot van allerlei ‘bonussen’ die anderen die meer aan zelfpromotie doen wel ten deel vallen: een nieuwe mobiele telefoon, eerste keus bij het vastleggen van vakantiedagen, een salarisverhoging of een promotie. Balen toch?

Dus hoe keer je dat tij en maak je jezelf en je werk meer zichtbaar bij je manager? Je zou eigenlijk een manier moeten hebben waarmee je je leidinggevende haast dwingt om je prestaties en doelstellingen te zien. Keer op keer, week na week, het hele jaar door. Zoiets als een vergrootglas.

Sinds een jaar stuur ik mijn manager iedere vrijdagmiddag een weekoverzicht met daarin mijn prestaties en doelen voor de komende week. Altijd op een vast tijdstip en met een vaste structuur. Dit zijn de elementen die er altijd in terugkomen:

1. Locatie. Als je parttime werkt of pendelt tussen hoofd- en regiokantoren of soms voor je werk naar het buitenland gaat, dan geef je hier aan waar je de komende week zult zijn. Handig, want zo maak je duidelijk hoeveel dagen of dagdelen je die week beschikbaar bent, waar men je eventueel kan bereiken en of je misschien in een andere tijdzone zit. Gebruik afkortingen voor locaties (bv. AMS voor Amsterdam, LON voor Londen), TW voor thuiswerken, en VAK wanneer je op vakantie bent of een vrije dag hebt. Met een kruisje geef je aan op welke dagen je niet onder contract bent en dus niet werkt. 

 

2. Afgelopen week. Hier geef je aan welke taken je de afgelopen week met succes hebt afgerond. Beperk je alleen tot de belangrijkste punten: waar heb je een mooie eerste opzet voor gemaakt, welk project heb je kunnen afronden, welke cruciale vergadering stond er op je agenda of naar welke training ben je geweest? Hou het bij maximaal drie of vier punten, dat is meer dan genoeg om je manager een indruk te geven van hoe je je tijd hebt besteed.

 

3. Deze week. In deze kolom laat je zien op welke taken je je de komende week gaat focussen. Ook hier zijn drie of vier punten meer dan voldoende om te laten zien waarop je je deze week vooral gaat richten. Hou het klein en behapbaar. Zo kun je elke week alle taken waaraan je je gecommiteerd hebt ook echt afronden en ze vanzelf doorschuiven naar de kolom ‘Afgelopen week’ in je volgende overzicht. 

 

4. Aandachtspunten. Zijn er nog problemen waar je tegenaan loopt of waar je je zorgen over maakt, maar waar je zelf niets aan kunt doen, omdat de oplossing buiten jou of jouw afdeling ligt? Dan geef je ze hier aan. Dit schept een automatische opening om met je manager eventuele stappen te ondernemen om toch tot een oplossing te komen. En als er nou niets is? Vul dan gewoon niks in. Hoe minder vaak er iets in deze kolom staat, hoe meer het duidelijk wordt dat jij een medewerker bent die zelf wel de weg naar een oplossing vindt.   

Dit is  hoe een ingevuld weekoverzicht eruit kan zien:

In slechts 1 minuut per week, verkrijg je de zo gewenste zichtbaarheid van je prestaties bij je leidinggevende. Het lijkt er misschien op dat je dit overzicht alleen maar voor je manager maakt, maar niets is minder waar. 

Er zijn ook nog enkele aardige neveneffecten waar je zelf je voordeel mee kan doen:

• Je ervaart een meer natuurlijk begin en einde van de week. Op vrijdagmiddag (of op elk ander laatste dagdeel als je parttime werkt) stuur je je overzicht en ga je naar huis en op maandagochtend begin je fris aan een nieuwe week.
• Niet alleen je manager, maar ook jijzelf krijgt beter inzicht in al het werk dat je verzet naast schier routinematige klussen.
• Het geeft je een gevoel van controle of macht, omdat je in zekere mate zelf bepaalt hoe je week er zal uitzien.
• Je blijft gefocussed op die taken waaraan je je hebt committeerd en die je aan het einde van de week af wilt hebben.
• Die verhoogde focus maakt het makkelijker om ‘nee’ te zeggen tegen taken die niet in lijn zijn met de doelen die je jezelf hebt gesteld voor die week.
• Door grote taken op te splitsen in kleinere taken schep je duidelijkheid over hoeveel tijd er nodig was om een taak te volbrengen. 
• Je werkt efficiënter, omdat je beter de hoofd- van de bijzaken kunt onderscheiden.
• Je ziet week na week wat je hebt gepresteerd. Dat verhoogt je zelfvertrouwen. 
• Al je successen, groot en klein, worden zichtbaar en zijn direct aan jouw inzet gekoppeld.
• Minder gepieker en minder stress, omdat je problemen al in een vroeg stadium aankaart en je zorgen hierover kunt delen.
• Je krijgt expert status, omdat je manager ziet waar je goed in bent en waar je successen behaalt.
• Het geeft een heerlijk gevoel als je aan het einde van de week al je taken hebt kunnen afvinken en naar de kolom ‘Afgelopen week’ kunt schuiven in het nieuwe weekoverzicht voor je manager.
• Het biedt een mooi houvast in functionerings- en beoordelingsgesprekken.

Het voelt de eerste keer misschien wat vreemd om zo’n weekoverzicht te sturen, maar na een poosje valt die gêne weg. Dan is het gewoon een eenvoudige, effectieve manier om je manager te helpen jouw bijdrage op volle waarde te schatten. En wie weet, zie je die waarde nog eens terug op je loonstrookje…

Gebruik jij andere manieren om jezelf te promoten binnen je organisatie? Laat het eens weten via een comment!

Dat overkwam mij een paar weken geleden. Alles klopte gewoon. Bijna eng.

Ik kon niet anders dan solliciteren. De brief schrijven was nog eenvoudig. Ik wist dat ik de perfecte match was met de aangeboden functie. Maar dan? Vanaf het moment dat ik op ‘send’ had gedrukt begonnen de zenuwen. Wat nou als ik werd uitgenodigd voor een gesprek? Dan zou het ineens echt zijn en zou er geen weg meer terug zijn.

Ik werd uitgenodigd voor een gesprek. Dat ging uiteindelijk heel goed. Weer terug naar huis merkte ik dat ik lang niet zoveel zenuwen had gehad als andere keren.

Wat had ik deze keer nu anders gedaan, zodanig dat ik er nu zo ontspannen bij zat in mijn auto? Na wat mijmeren kwam ik tot de volgende conclusie: mijn voorbereiding op het sollicitatiegesprek was anders geweest. Door het nemen van hele kleine ministapjes wist ik wat ik kon verwachten en had ik de angel uit de stress vooraf gehaald.

Zo heb ik het gedaan:

1. Ik had de route vooraf uitgestippeld en ook nog eens uitgeprint. Zo handig als mijn TomTom ook is, zo onthand voel ik me als hij er plotseling mee uitscheidt. Met mijn extra printje op de stoel naast me, hoefde ik me daar alvast geen zorgen over te maken. 
2. Ik heb op weg naar mijn afspraak voortdurend gelachen. Met een welhaast domme grijns zat ik achter het stuur, voortdurend trok ik bewust mijn bovenliphoeken omhoog. Het moet een raar gezicht zijn geweest, maar het bracht me in een soort ‘ik voel me on top of the world vandaag’ stemming. En dat straalde ik uit toen ik me bij de receptionist aanmeldde.
3. Vrolijk en open meldde ik me bij de receptie, waarbij ik de receptionist recht in zijn ogen keek. Dat vond ik lastig, maar oogcontact is belangrijk, dus ik heb me over mijn eigen ongemak heengezet. En zegt mijn zus, top receptioniste pur sang, niet altijd dat ieder sollicitatiegesprek al bij haar balie begint? Vooruit dan maar, twee tellen ongemak overleef ik wel.
4. Ik kende twee van de drie mensen waarmee ik het gesprek zou gaan voeren al van gezicht,  nog voor ik een stap had binnen gezet. Dat was een makkie. Er stonden drie namen in de bevestigingsbrief en die heb ik van tevoren gegoogled. Ik heb er twee kunnen vinden, met een foto op de koop toe. Zo wist ik op voorhand al redelijk goed wie er tegenover me zouden zitten. Zij hadden mijn CV, ik had hun LinkedIn or Plaxo profiel. Wel zo eerlijk, toch?
5. Ik had me verdiept in het bedrijf. Ik had hun website goed bekeken en geprobeerd te achterhalen wie hun concurrenten waren. En, kritisch als ik ben, had ik ook good old Google weer in de strijd gegooid en gezocht op zoiets als ‘negatieve ervaringen met bedrijf X’. Verfrissend hoor om te lezen hoe hun eigen corporate nice talk wat tegengas krijgt in verschillende online discussiegroepen!
6. Ik had de meest voorkomende sollicitatievragen goed voorbereid. Ze komen altijd weer terug, die standaardvragen als ‘Wat zijn je twee goede en minder goede eigenschappen?’, ‘Waarom wil je van baan veranderen?’, ‘Als we jou aannemen, wie halen we dan in huis?’. Mijn antwoorden kwamen vlot en ,waar mogelijk, met een vleugje humor erbij. Een beetje zakelijk flirten vind ik leuk!  
7. Ik heb sociaal wenselijke antwoorden het raam uit gegooid. Ik ben dicht bij mezelf gebleven en heb me niet mooier voor gedaan dan ik ben. Ja, ik heb wel eens de neiging om in de stress van perfectie te schieten, maar als u vraagt om een kandidate die secuur werkt zonder de details uit het oog te verliezen, dan is zo’n perfectionistische instelling misschien zo slecht nog niet? Die eerlijkheid konden ze wel waarderen. En het was wel zo relaxed voor mezelf.
8. Ik stelde zelf ook een paar kritische vragen. Ik hou er wel van om de interviewers zelf ook een beetje te laten ‘werken’. Elk sollicitatiegesprek is ten slotte een kennismaking van twee kanten. Zij proberen er achter te komen of ik bij hun bedrijf pas, en ik probeer te achterhalen of ik wel bij hun wil komen werken. Soms levert dat verrassende antwoorden op die veel onthullen over de work/life balance, ontwikkelingsmogelijkheden of bedrijfscultuur van een organisatie.
9. Aan het eind van het gesprek vroeg ik of ik de kantoortuin even mocht zien. Als hoogsensitief persoon weet ik dat de ene kantoortuin de andere niet is. Dus waarom meteen niet de gelegenheid te baat nemen om te zien of deze in ieder geval de test kon doorstaan? Hij was wat rommelig, enigszins donker (ze hadden de lamellen allemaal dicht) en bijna alle bureaus waren bezet. De mensen leken me vriendelijk. Al met al was deze snelle blik een mooie aanvulling op de informatie die ik had gekregen tijdens het sollicitatiegesprek.
10. Met een ferme handdruk nam ik afscheid. Niks slaps en klefs. Daar hou ik zelf ook niet van. Met een bedankje voor de uitnodiging en opnieuw oogcontact zei ik gedag en liep naar buiten.  Dat zat er weer op.

Met al deze kleine stappen kon ik mijn haast automatische weerstand tegen veranderingen omzeilen en mezelf zonder al te veel stress goed profileren. Mijn doel, een nieuwe baan, heb ik niet kunnen realiseren, maar dat komt vast goed. Ik weet nu ten minste dat solliciteren niet alleen spannend maar ook leuk kan zijn. Wat een beetje voorbereiding al niet kan doen…

Er zijn tal van voorbeelden van verandering op en rond ons werk. Klein en groot. Hoe lastig vind jij het als je nieuwe teamleider constant over je schouder meekijkt, omdat hij nog niet weet dat hij in jou een gouden medewerker heeft die geen controle nodig heeft? Je weet toch heus zelf wel wat er van je verwacht wordt en hoe je dat het beste bereikt. En wat als een fijne collega van baan verandert, mis je dan ook zo die vertrouwelijke gesprekken naast de small talk bij de koffieautomaat? Of wat dacht je van verhuizen van een aparte kamer naar een kantoortuin met een volslagen andere dynamiek van werken? Een nieuwe computer of software zonder behoorlijke handleiding of training? Of, horror of horrors, een reorganisatie, fusie, overname of faillissement?

Verandering maakt ons bang, boos, bedroefd of blij. Vier basisemoties die strijden om voorrang. Welke komt er uiteindelijk als winnaar uit de bus? Dat kunnen we gelukkig nog altijd (deels) zelf bepalen.

Stel jezelf eens de volgende drie vragen wanneer je bevangen wordt door de stress van een verandering in je baan of werkomgeving:

1. Wat zal er vanaf nu minder worden?
   Zet eens op een rijtje wat je verliest als gevolg van een verandering op je werk. Ga je minder verdienen? Wordt het langer in de file staan? Ben je je plek bij het raam kwijt? Of kan minder van iets misschien ook wel eens prettig zijn?  Denk aan minder afleiding, minder taken, minder geroddel, minder meningen, enz.  
2. Wat zal er vanaf nu beter worden?
   Een verandering vindt zelden plaats in een vacuüm. Een wijziging op het ene terrein, heeft vaak ook implicaties op een ander vlak. En die hoeven niet altijd negatief uit te pakken. Een verhuizing naar een ander pand kan betekenen dat je elke dag minder lang hoeft te reizen. Krijg je een nieuw project toegewezen, waarmee je nu gevoeglijk wat saaiere taken mag afstoten? Wordt je werkdruk steeds hoger en krijg je daardoor de kans nee te leren zeggen? Dus tel je zegeningen eens voor je je hielen in het zand zet.
3. Wat blijft gewoon hetzelfde?
   De wereld om je heen zal altijd blijven veranderen. Dat is gezond, want zonder verandering geen progressie. Maar besef ook dat veel veranderingen slechts een rimpeling in het water veroorzaken. Aan de oppervlakte mag de wind om je oren gieren, die je bootje behoorlijk door elkaar doen schudden, maar in de diepte eronder gaat het leven gewoon door en verandert er hoegenaamd niets. Een verstilde wereld, waar alles bijna als in slow motion gaat. Focus je op die weldadige rust en kijk als het ware eens vanaf een afstandje naar het tumult om je heen. Je zult zien, dat geeft een hoop rust en je hoeft er niet eens wat voor te doen.

Oh boy.

Als er iets is waar ik me zeer ongemakkelijk bij voel in corporate life (OK, ik heb er een regelrechte hekel aan) dan is het wel de haast onvermijdelijke sociale verplichtingen in de vorm van personeelsfeestjes, recepties, heisessies en de jaarlijks terugkerende nachtmerrie van het kerstfeest.

Neem nou bijvoorbeeld staande recepties. Staand! Dat is voor voor mij synoniem voor stress, verwarring en snel verlies van energie. Een ruimte vol met gelach, muziek, kleuren en geuren, lichamen dicht bij elkaar, steeds wisselende groepjes mensen waarmee je praat en een hoog gehalte aan small talk. Wellicht een prikkelparadijs voor extraverten, maar een heuse slangenkuil voor een introverte HSP zoals ik.

Het risico dat ik ‘wegval’ in het gedruis is vrij groot. Vaak steken collega’s letterlijk met kop en schouders boven mij uit, waardoor het me moeite kost om aan de ganimeerde gesprekken mee te doen. Ik voel me dan niet op mijn gemak en eigenlijk ook wel genegeerd. Ik weet dat dit niets met de mensen om me heen te maken heeft. Het is puur mijn reactie op de situatie en het is dus ook aan mij om iets met die reactie te doen.

Dit is wat is zoal doe om me, met wisselend succes, staande te houden op staande recepties:

1. Ik besluit of ik ga. Onderhand ben ik me zodanig bewust van mijn sensitieve natuur, dat ik me niet langer verplicht voel om in te gaan op elke uitnodiging die ik ontvang. Als het mijn werk of verhouding met collega’s of managers ten goede komt, of gewoon als het weer eens tijd wordt om mijn gezicht te laten zien, dan ga ik heen. Anders niet.
    
2. Ik ga vroeg heen. Dan is vaak het aantal mensen in de zaal nog beperkt en vind ik het dan veel makkelijker om me aan te sluiten bij een groepje. Het liefst ga ik samen met iemand die ik al ken, maar die luxe heb je natuurlijk niet altijd.
    
3. Ik stel mezelf een eenvoudig, haalbaar doel. Van tevoren spreek ik met mezelf af wat ik gedaan wil hebben om met een goed gevoel weer weg te kunnen gaan. Soms is dat het drinken van één enkel drankje, dan weer het stellen van een vraag aan een collega of leverancier. Dit vind ik het lastigst, want hier komt het echt aan op bewegen door de ruimte heen en me aansluiten bij een groepje. Het lijkt me dan toe alsof alle ogen op mij zijn gericht. Brrr.
    
4. Ik ga zitten als daar gelegenheid voor is. Staand recipiëren kost me veel energie. Al die mensen die voor mijn gevoel constant mijn persoonlijke zone inkomen en weer uitgaan. En maar kletsen en lachen. Ik vind het dan prettiger om op een rustiger plekje te gaan zitten, waar het vaak wat koeler is en ik alles en iedereen kan observeren. Daar kan ik dan weer bijtanken voordat ik me opnieuw in de menigte meng.
    
5. Ik vertrek als het mij genoeg is. Dat is bij mij vrij snel… Maar dat geeft niks. Als ik mijn doel heb bereikt dan mag ik van mezelf gaan. Maar mocht ik onverhoopt plezier hebben, dan is dat mooi meegenomen en blijf ik wat langer dan gepland.
    
6. Ik bedank de gastheer of –vrouw. Dit wordt vaak vergeten, vooral als het een receptie op het werk is. De afdeling HR of Communicatie of de personeelsvereniging hebben hun best gedaan om de hele boel te organiseren. Het is wel zo netjes om dat te erkennen en de betrokkenen even te bedanken voor hun moeite. Meen wat je zegt en je onderscheidt je op onnavolgbare wijze van de andere aanwezigen.

Ken jij nog andere manieren om plezierig een receptie door te komen? Laat ze weten door een reactie achter te laten!

Oh, ideeën zat. Maar nu ik hier zo zit te staren naar dat witte scherm, nu slaat de twijfel toe. Heb ik wel voldoende te zeggen over wat me de laatste tijd zo bezig houdt? Is het wel interessant wat ik te vertellen heb en doet het er ook maar enigszins toe? En weet ik eigenlijk wel genoeg over hooggevoeligheid? Of waren al die boeken en websites nog maar het topje van de ijsberg en heb ik eigenlijk geen recht van spreken?

Waar blijft toch die perfecte eerste, zo veelbelovende volzin?

Nog maar net begonnen en nu al zit mijn nooit aflatende perfectionisme me in de weg. Ik start mijn first blog ever met een writer’s block. Joepie. 

De behoefte om alles perfect te doen is iets waar hooggevoeligen voortdurend mee worstelen. We zijn van nature zeer plichtsgetrouw, fel op kwaliteit en goed in details. Alles wat we aanpakken doen we met de grootste zorgvuldigheid. Iets moet perfect zijn, anders is het gewoon niet goed genoeg. We zijn kritisch naar alles en iedereen, maar vooral naar onszelf. We zijn meesters in het vergelijken van onze prestaties met die van anderen. Als iemand het beter of zelfs alleen maar anders doet dan wijzelf, dan slaat de twijfel toe.

Kritiek komt hard aan en blijft lang hangen. Wanneer een manager of collega laat weten dat we een fout hebben gemaakt, dan laten we dit diep inwerken. Door onze gevoeligheid voor ongemak, afkeuring of boosheid van anderen zijn we er erg goed in geworden alles zo perfect mogelijk te doen uit angst om fouten te maken.  Alles in één keer goed doen is onze tactiek waarmee we ons beschermen tegen de altijd aanwezige dreiging van overprikkeling.

Gelukkig zijn er een aantal manieren om goed werk te leveren zonder in de stress van perfectie te schieten. Probeer de volgende tactieken eens uit als je dreigt vast te lopen in de valkuil van ‘anaylysis paralysis’:

1. Hou perspectief. Bedenk eens wat het ergste zou zijn dat er kan gebeuren als je iets aflevert dat, in jouw ogen, ook maar een fractie minder dan uitstekend is. Val je door de mand als waardeloze medewerker? Verlies je de achting van je manager of collega’s? Kwets je er iemand mee? Gaat er iemand dood of verlies je nu je baan? Wees reëel en weet dat de wereld niet vergaat als je, zo nu en dan, niet tegemoetkomt aan je eigen immens hoge kwaliteitsstandaard.

 

2. Stel vragen. Probeer er achter te komen wat er precies van je verwacht wordt. Is het werkelijk de bedoeling dat je alles in je eentje doet? Heeft een collega of een ander team al eens aan iets dergelijks gewerkt en kun je iets leren van hun ervaringen? Wat is het budget dat je ter beschikking hebt? En hoeveel tijd heb je? Door vragen te stellen krijg je een betere indruk van wat je te doen staat en dat helpt je weer om de juiste prioriteiten te stellen. Een goede voorbereiding is het halve werk.

 

3. Bepaal je doel en stel grenzen. Als HSP herken je vast de neiging om steeds dieper in je materie te duiken. Nog even dit nakijken, nog even dat rapport lezen. Steeds verder graven naar steeds meer details verhoogt het risico van ‘analysis paralysis’ en daarmee het tijdig bereiken van je einddoel. Zet een deadline, inclusief tussenliggende mijlpalen , en hou je aan je planning.  Geloof me, dat vermijdt een hoop stress.

 

4. Besef dat perfectie niet bestaat. Perfectie is relatief, want alles kan altijd beter. Alhoewel het soms lijkt dat iets perfect is, is dit het niet. Het lijkt perfect omdat je op dat moment geen idee hebt van een verbetering. Dus iets dat vandaag nog perfect is, vertoont morgen alweer een bluts.  Is het ’t je waard om tegen die constante verandering van inzicht op te boksen? Wees tevreden met de inspanning die je levert en laat dan de controle los. 

 

5. Hou je successen bij.  Heb jij ook de neiging om alleen de glorie van je laatste prestatie te onthouden? Doe jezelf dan niet te kort en hou een lijstje bij van eerdere successen. Bewaar dat emailtje met complimenten van een teamgenoot en neem die positieve feedback van je manager serieus. Zet er geen vraagtekens bij, maar neem ze voor wat ze zijn. Je zult zien, als je die momenten vastlegt en ze regelmatig terugleest, dan zal je zelfvertrouwen groeien en je productiviteit zal verbeteren. En dat is wel zo handig bij de eerstvolgende hobbel. 

Zo, die eerste blog post is eruit. Is ie perfect? Neuh. Maar dat doet er even niet toe. Het is me gelukt en dat is nu voldoende. Tijd voor een kop thee met een stroopwafel. Mmmm.